Sıcaklık Haritaları ile Kriz Yönetimi

Bakımını yaptığınız kaç projeniz var?
Veya size sürekli hata üreten –hadi hata demeyelim, ilgi bekleyen-, sürekli bakmanız gereken kaç projeniz var?

Kanban sistemi sağladığı görsellik ve yalınlıkla çok özet ve doğru bilgiler sunuyor. Bilgi karmaşıklığı ve kalabalıklığı olmadan özet ve sağlıklı bilgiye ulaşmanın yollarını gösteriyor.

Lean felsefesi süreçleri olabildiğince yalınlaştırmayı ve süreçleri çok tabii, fıtri olarak görselleştirmeyi önerir. Bilgi ne kadar yalın ve tabii ise o kadar kolaylıkla faydalanılabilir.

Kanban tahtasında yapılan her iş bir kart olarak görselleştirilir. Tüm süreç boyunca kartın durumları gözlenebiliyor.
Kanban tahtasındaki işlerin sınıflandırılması da tavsiye edilir. Tüm işler gruplandırılarak aciliyeti, büyüklüğü gibi konularda sınıflandırılır. Böylece bir bakışta ne tür işler var görebilirsiniz.

Birden fazla projeyi bir Kanban tahtasında takip etmek için swim lane tasarımı öngörülüyor. Swim lane tasarımında her bir  proje tahtada yatayda kendisine ayrılmış kulvarda yer alır.

Kanban-with-time

Kanban tahtasında swimlane örneği. Projeler yatay olarak ayrı kulvarlarda ilerler.

Başka bir öneri de her bir proje için ayrı tahta kullanmak.

kanban2

Farklı projeler için birden fazla Kanban tahta kullanmak.

Bu iki yaklaşım da çok fazla canlı projesi olan ekipler için etkili olmuyor.

20+ projeyi ayrı tahtalarda veya ayrı kulvarlarda takip etmek uygun değil. Ayrıca projelerin birden fazlası anlık olarak ciddi bakıma ihtiyaç duyabiliyor. Veya eş zamanlı olarak birden fazla projenin deadline’ı gelebiliyor.

img_4810

Birden fazla proje için ayrı tahtalar kullanmak uygun bir çözüm değil. Tabi yerine göre durum değişir, bazı durumlarda birden fazla tahta faydalı da olabilir.

Sorun sadece tahtanın büyüklüğü veya tasarımı değil. Çeşitli tasarımlarla bir çözüm bulunabilir.

Ekip tarafından görülmesi gereken bir diğer önemli bilgi de hangi projenin daha fazla önem kazandığıdır.

Kanban tahtasında bunun için silver bullet sınıflandırması öneriliyor. Ama genel kullanımda silver bulletlar task bazında tahtada bulunuyor.

Bir projenin task tiplerinin histogramı, ekibin ilgisini yoğunlaştıracağı projeyi tespit etmek için önemli bir anahtardır.

Müşteri ilişkilerini, müşterinin psikolojik durumunu da görselleştirebilmek gerekir. Hangi proje ne kadar sıcak, ne kadar ilgi bekliyor ve müşteri ne kadar sabırsız. Hangi müşterinin sabrı tükenmiş, müşteri ilişkilerinde hangileri hassas.

Ekibin öncelik vermesi gereken işi seçerken bu parametreleri de gözetmek önemlidir.

Bu yüzden ayrı bir tabloda projelerimizin sıcaklık durumunu izledik.

IMG-20140630-00067

sıcaklık haritası

Bu çok basit iki boyutlu bir tablo. Hatta sadece dikey bir çizgiye sahip bir yüzey.

Resimde özel olduğu için müşteri isimleri sadece temsili olarak bulunuyor.

Çizginin iki tarafı topun kimde olduğunu gösteriyor. Çizginin solu “top bizde” sağı “top karşıda, müşteridedemektir.

Eğer proje ısınmışsa yani müşterinin sabrı tükenmiş, dead line yaklaşmış ise projeyi temsil eden sticker yukarıya çıkıyor.

Proje serinlemişse görece olarak daha aşağıya iniyor.

Resimdeki örneğe göre en önemli iş “X Bank”ın işidir. Ekip bunu bilmeli ve ona göre işleri paylaşmalıdır. “Customer 4″ün işi de önemli ama yapılan son işlerden sonra artık top müşteride gözüküyor.

Örneğe göre hedef “X Bank”ı soğutmaktır.

Yatayda bir derecelendirme yapmadık. Tamamen görece olarak yorumladık. Tek belirgin olan ayrım topun kimde olduğunu gösteren çizgi.

Ekibin hedefi ısınmış ve top bizde olan projeyi öncelikle çizginin sağ tarfına çekmek. Yani hemen bir şeyler yapıp süreci müşteri tarafına çekmek. Çünkü proje bizim tarafta ise hızla ısınmaya devam edecektir. İlk olarak çizginin sağına geçirdikten sonra da hedef projeyi soğutmak.

Tabi soğutmak, unutturmak, hasır altı etmek değil. Açık olan konuları tamamlamak ve müşteriyi memnun etmektir.

Ekibiniz birden fazla işi aynı anda takip ediyorsa projelerin durumlarının genel olarak biliniyor olması çok önemlidir. Yoksa ısınan müşteri ve o proje ile ilgilenen ekip arkadaşımız yanar durur.

Ekibinizin görebileceği bir yerde böyle bir sıcaklık haritasını bulundurmak ve sürekli güncel tutmak faydalı olacaktır.

 

Reklamlar
Uncategorized içinde yayınlandı | 4 Yorum

Son yaptığım pasta

 

Pasta yapmak harika!

Bu da son yaptığım pasta.
Çilekli.

DSCF0867 DSCF0868

Uncategorized içinde yayınlandı | Yorum bırakın

Sizin Şekliniz Hangisi?

Sizin Şekliniz hangisidir?

E, I, PI, T veya – mi?

İnsan Kaynakları yönetiminde temel kişilik tanımlamaları için kullanılan bazı tanımlamalar vardır. I, TPIE ve  şekilli yetenekler veya kişiler insan kaynaklarında, işe alımlarda kullanılan birer metafordur.

T Şekilli Kişiler

Görüldüğü gibi T şekli yatay ve dikey olmak üzere iki çizgiden oluşur. T’deki dikey çizgi bir alanda derinlemesine bilgiyi ve uzmanlığı ifade eder. Bir konudaki deneyim, hakimiyet ve uzmanlıkla dikey çizgi büyür.

T’deki yatay çizgi de farklı alanlar, disiplinler arasında ilişki kurma yeteneğini ifade eder.

Bu iki yeteneği de aynı anda bünyesinde bulunduran kişilere T yetenekler adı veriliyor.

tshaped_people.jpg

 

T’deki yatay çizgi, kişinin farklı durumlarda bilgisini uygulayabilme yeteneğidir. Uzman olmadığı alanlarda da çalışabilme ve iş üretebilmeyi ifade eder. Yatay çizgiyi oluşturabilmek için kişilerde çeşitli yetenler bulunmalıdır. Empati, ilgi, çalışkanlık, merak, ifade ve diyalog gibi.

Dikey çizgi de uzman olduğu alanda fonksiyonel olması, derin bilgiye sahip olmasıdır.

En az bir konuda uzman olan, çalışma hayatında da diğer alanlarda gerektiğinde iş çıkarabilen, çeşitli disiplinlere sahip insanlar şirketlerin en çok sevdikleri ekip arkadaşlarıdır.

Bu yüzden AppleIBM gibi şirketler T şekilli kişileri avlamaya çalışırlar.Mr-T-copy

T’lerden oluşan ekipler empati, ilgi, merak ve uzmanlıkları ile çok üretken bir iş ortamı oluştururlar.

T’lerden oluan bir yapı diğerlerine göre daha sağlamdır.

   TTTTTT
TTTTTTTTTT

tshaped_aqueduct-e1269447282416.jpg

I Şekilli kişiler

T şeklinde olduğu gibi I da bir alandaki uzmanlığı ifade eder. I’nın derinliği T’den daha uzun da olabilir kısa da olabilir. Ancak T’de olan farklı disiplinler arası iletişim, kurgu yeteneği bu kişilerde yoktur veya azdır.

I’lar bir alanda çok uzmandırlar. Hatta işi en iyi bilendir. Ancak uzmanı olduğu alan dışında pek varlık ve fayda gösteremezler.

I’ların uzmanı oldukları alanlarda T’lerden daha hızlı iş çıkardıkları doğrudur.

Şirketlerde en az bir I olması iyidir. Ancak verimliliği ve faydayı arttıracak yatay yeteneklerin olması çok daha önemlidir. Empati, merak, ilgi, ifade ve diyalog gibi yeteneklerin bulunmaması bir şirket için daha önemli problemlere yol açabilir.

T’ler farklı uzmanlık alanlarına geçerek derinliklerini değiştirebilirler. Ama I’ların başka bir uzmanlık alanına geçebilmeleri mümkün değil veya oldukça zordur.

Ayrıca I’lar bir nevi hata mıknatısıdırlar. Uzman oldukları için çıkan hataların en hızlı şekilde çözümünde tercih edilirler. Çözümü için uzmanlık gerektiren sorunlarda  I’lar tercih edilir. I’lar bilgi yönetiminde de delikler açarlar. Hero Developer anti-patternine sebep olurlar.

I’lar iyidirler ancak çok olmamaları gerekir.

 computer-nerd-+-Limpet-21

PI şekilli kişiler

T’lerden farklı olarak apayrı bir uzmanlığa daha sahip olan kişilerdir. Örneğin iyi bir fotoğrafçılık uzmanlığı ve aynı zamanda iyi bir ahşap ustalığına sahip olmak gibi. Farklı uzmanlıkların, ilgi alanlarının yepyeni fikirler ve buluşlar çıkarabileceğine inanıyorum.

Tabi bu durum M tipi, Tarak tipi şeklinde çoğaltılabilir. Ancak derinlik gitgide azalır. PI’den fazlası da “Jack of All Trades” veya “Master of None” dan başka bir şey olmaz.

jack-of-all-trades-jpeg-300x233

 

Hyphen/Tre – şekilli kişiler

Herhangi bir alanda uzmanlığı olmayan ama yüzeysel ve genel bilgilere sahip kişilerdir. Bunların belli bir konuda uzmanlığı yoktur. Bazı konuları yüzeysel bilirler. Generalist’dirler.
Uzak durulması gereken kişilerdir.

picture-171

 

E şekilli kişiler

Fikir güzel olsa da fikir insanı kalmak iyi değildir. “Fikir buruna benzer, herkeste vardır

E şekilli insanlar birbiri ile birleşen 4-E’den meydana gelirler.

Experience – Expertise ve Exploration ve Execution.picture-181.png

Yatayda ve derinlikteki en fazla alana sahip olan kişilerdir. Yeni ekonomiler E yetenekleri daha çok tercih etmeye başladılar.

T mi E mi tartışması devam ediyor. T’deki yatay yetenekler sınıflandırılmamıştır. Bu yüzden E‘deki yetenek sınıflandırması daha anlamlı olabilir. Ama bana E yine de T gibi geliyor. T daha genel bir ifadeye sahip.

Takımlar için izlenmesi gereken genel kural ise şu şekil özetliyor.I-T-and-hyphens-300x198.png

 

IK içinde yayınlandı | Yorum bırakın

Bir iş toplantısında “uzman” olmak

Uncategorized içinde yayınlandı | Yorum bırakın

Premortem

Premortem

Risk yönetimi için pratik bir yöntem, “Ölmeden mezara sokmak”

Gerçeklerin ve sebeplerin, onlar oluşana kadar, görünmesi zordur.
Tıpda önleyici hekimlik her zaman iyileştirici tedaviden daha önemli ve etkindir.
Faydaları ve başarıları çok daha fazladır.

Projelerde her zaman hatalar oluşur. Çoğu zaman da bu hatalar hayati öneme sahiptir. Projeler için de hataları önceden görebilmek hayat kurtaran öneme sahiptir. Keşke hatalarımızı önceden görebilsek ve gerekli önlemleri alabilsek.

Genellikle yazılım projeleri bir çok bileşenin etkisine açık olduğu için diğer üretim modellerine göre biraz daha karmaşıktır. Hata çıkabilecek noktalar diğer sektörlerden çok daha fazladır.

Bir nakliye işinde oluşabilecek hataların çeşitliliği, spektrumu daha dar ve belli alanlarda yoğunlaşır. Bu tip işlerde hata tahmini nispeten daha kolay olabilir.

Ancak bir yazılım projesini meydana getiren unsurlar çok çeşitli, karmaşık ve soyuttur. Bu yüzden hata spektrumu çok geniş ve dağılımı bölgesel değildir.

 

 

Ama yine de hataları önceden tahmin etmek için bazı metodlar var; Ölçümlere bağlı olarak geliştirilen risk analizleri yanında daha sezgisel yöntemler de oluşabilecek hataların çözümü için yol gösterebilir.

Bir hata oluştuğunda “ne oldu?” sorusuna cevap aramak geç olabilir. Olan olmuştur.

Postmortem, diğer adı ile otopsi, doktorların ölen hastanın ölüm sebebini araştırmasıdır.
Postmortem sırasında ölüme dair ipuçları toplanır. Ölüm sebebini tespit etmek için deliller aranır.
Bununla beraber bir çok hastalığa çare bulmak için önemli deneyim ve faydalar da sağlar.
Ancak otopsi işleminin artık ölene bir faydası yoktur. Olmuş ile ölmüşe çare bulunmaz. Hasta ölmüştür.

Premortem, Postmortem işleminin tersi gibidir. Tıpda mümkün olmasa da hasta ölmeden öldü kabul ederek işlem yapmaktır.

Yazılım projeleri de canlı bir bünyeye benzer. Çeşitli hastalıklardan sonra başarısız bir şekilde sonlanarak ölebilir. Çok şükür ki doktorlardan biraz daha fazla şansımız var. Projeyi öldü kabul edip sebeplerini araştırabiliriz. Elde edilen bulguları da bağışıklığı arttırmak amacı ile kullanabiliriz. Bir nevi aşılama gibi.

Premortem özellikle uzun, büyük ve karmaşık projeler için önerilmektedir.

 

 Retrospective – Futurespective

Agile Retrospective’in tanımı şu şekildedir:

Proje süreci boyunca takım çalışmasını geliştirmek, adaptasyonu arttırmak amacıyla olaylar üzerinde inceleme ve değerlendirme toplantılarıdır.

Bu çalışmanın bir çok faydası vardır. Geriye dönük bir değerlendirme olan bu çalışmada “ne oldu?, neler daha iyi olabilirdi?, neler yanlış yapıldı? problemler nelerdi?” gibi sorulara cevaplar aranır.
Retrospective çalışmasının vizyonu geriye doğrudur. Ders alınmadıkça, çözümler devşirilmedikçe zaman tüketmekten başka bir şey değildir.

Premortem ise ileriye dönük bir vizyona sahiptir .

Image

 

 

Nasıl

Premortemin temel yaklaşımı bir zaman yolculuğu yapmaktır.
Projenin bitiş tarihine bir zaman sıçraması yapılır. Ekip bir de bakar ki proje başarısız olmuş. Daha doğrusu projenin başarısız olduğu kabul edilir.
Artık projeinin başarısızlığına dair sebepler toplanmaya başlanır.
Proje neden başarısız oldu? Hangi olaylar, etkenler kararlar ve eksiklikler buna sebep oldu? İhmaller, yanlış anlamalar, yanlış kararlar nelerdi?
Proje ekibi bunun gibi bir çok soruyu tespit etmeye çalışır.
Premortem için Agile Retrospective çalışmasının 5 temel adımı uygulanabilir. Durum tespiti, Bilgi toplama, Fikir üretme, Aksiyon belirleme gibi.
Ancak çok daha basit bir yöntemle de uygulanabilir.
Tipik bir premortem, takımın proje planlamasını tamamladıktan sonra yapılır. Planlama yapıldıktan sonra zamanın hızla aktığı ve projenin başarısız olduğu kabul edilir. Ekipteki herkes 20 dakika kadar olası ihtimalleri düşünerek bir kağıda listeler. Projenin başarısız olmasına neler sebep olmuştu?
Ardından ekip bu listeleri birleştirir. Muhtemelen bir çoğu benzer olacaktır. Ancak farklı deneyime sahip olanların farklı tespitleri de olabilir.
Aslında görülecektir ki derlenen listedeki sebepler ve problemlerin gerçekleşmesi çok olasıdır. Gerçekten de karşılaşılacak sorunlardır.

Toplanıp gruplandırılan ihtimaller nasıl gerçekleşmişti diye değerlendirme yapılır. Bu hataların oluşmaması için ne tür önlemler alınması gerektiğine karar verilir.
Bir önleyici hekimlik çalışması ile henüz bu problemler oluşmamışken çözümleri bulunmaya çalışılır.

Image

 

Örneğin;

Farklı coğrafyalarda çalışmak yazılım geliştiriciler için çok sık rastlanan bir durumdur.
Bazı zamanlarda müşterinin mekanında çalışılır. Şehirdışı veya yurtdışı olabilir.

En sık karşılaştığım sorunların başında network erişimi sorunları gelir.
Çoğu zaman bulunulan yerden internete erişim imkanı bulunmaz. Hele müşteriye bir kurulum veya devreye alma işi için gidildiyse network erişimi hayati öneme sahiptir. Bu sorun çok sıklıkla yaşanır. Bazen günleri bulan uzun süreler çözüm bulunamaz.

Kurulum veya devreye alma işine gitmeden önce yapılacak bir saatlik bir premortem çalışmasında muhtemelen bu sorun öngörülecektir. İlkinde öngörülemese bile böyle bir deneyimden sonra mutkala öngörülecektir.

Böyle bir öngörü, sorunu yaşamamak için alternatif çözümlerle gidilmesini sağlayacaktır. Probleme karşı bağışıklık kazanılmış olacaktır. Bu bağışıklığı sadece geri dönük deneyimlerle kazanmak, problemleri en azından bir defa yaşamayı gerektirir.

Premortem “geleceği hatırlamak”tır.

 

 

Faydaları

Tabii ki daha henüz oluşmamış sorunları önceden görmeyi, sezebilmeyi sağlar.
Problem henüz gerçekleşmemişken ona karşı bağışıklı olunabilir.
Projelerin başarısız olma riskini azaltır.
Premortem deneyimleri zamanla ekipleri muhtemel problemlere karşı daha duyarlı hale getirir.

Tabiki bu öngürü yeterli olmayabilir. Her şey önceden görülemeyebilir.
Ama bu çalışmaları tekrar ederek, pratik yaparak zamanla bu bakış yeteneği güçlenecektir.

Hem premortem hem de retrospective sonuçları birlikte değerlendirilmesi farklı vizyon zenginliklerini de sağlayacaktır.

Unutmamak gerekir ki; hiç bir araç ve metodoloji mutlak başarıyı garantilemez, ancak ihtimali arttırır.

Şunu da unutmamak gerekir tabi; Tedbir iyidir, ancak takdir tedbire gülermiş.

 

Image

mehmet.dindar@gmail.com

Uncategorized içinde yayınlandı | ile etiketlendi | Yorum bırakın

CNR Kitap fuarı – 2014

Fuardan aldığım kitaplar:

gannusi-islam-devletinde-kamusal-ozgurlukler-mana

cogito-sayi-17-bizans20130531101441

kur-an-perspektifinden-uc-kral-iki-peygamber20131130152656

345099_2

 

Uncategorized içinde yayınlandı | Yorum bırakın

Selam ile…

Selam…
Bir süredir aklımdaydı. Blog.
Wordpress’den daha önce almış olduğum bir hesap yüzünden ilk kurulumu yapmam biraz zaman aldı.
Eski deneme işlemlerinden kurtulmak zor oldu.
Hala da kurtulabilmişmiyim bilmiyorum.
Giriş yazısı yazmak hep zordur.
Aklıma da pek bir şeyler gelmiyor, ama umarım buralara bir kaç bir şeyler eklerim.
Selam ve dua ile..

Uncategorized içinde yayınlandı | Yorum bırakın