Sıcaklık Haritaları ile Kriz Yönetimi

Bakımını yaptığınız kaç projeniz var?
Veya size sürekli hata üreten –hadi hata demeyelim, ilgi bekleyen-, sürekli bakmanız gereken kaç projeniz var?

Kanban sistemi sağladığı görsellik ve yalınlıkla çok özet ve doğru bilgiler sunuyor. Bilgi karmaşıklığı ve kalabalıklığı olmadan özet ve sağlıklı bilgiye ulaşmanın yollarını gösteriyor.

Lean felsefesi süreçleri olabildiğince yalınlaştırmayı ve süreçleri çok tabii, fıtri olarak görselleştirmeyi önerir. Bilgi ne kadar yalın ve tabii ise o kadar kolaylıkla faydalanılabilir.

Kanban tahtasında yapılan her iş bir kart olarak görselleştirilir. Tüm süreç boyunca kartın durumları gözlenebiliyor.
Kanban tahtasındaki işlerin sınıflandırılması da tavsiye edilir. Tüm işler gruplandırılarak aciliyeti, büyüklüğü gibi konularda sınıflandırılır. Böylece bir bakışta ne tür işler var görebilirsiniz.

Birden fazla projeyi bir Kanban tahtasında takip etmek için swim lane tasarımı öngörülüyor. Swim lane tasarımında her bir  proje tahtada yatayda kendisine ayrılmış kulvarda yer alır.

Kanban-with-time

Kanban tahtasında swimlane örneği. Projeler yatay olarak ayrı kulvarlarda ilerler.

Başka bir öneri de her bir proje için ayrı tahta kullanmak.

kanban2

Farklı projeler için birden fazla Kanban tahta kullanmak.

Bu iki yaklaşım da çok fazla canlı projesi olan ekipler için etkili olmuyor.

20+ projeyi ayrı tahtalarda veya ayrı kulvarlarda takip etmek uygun değil. Ayrıca projelerin birden fazlası anlık olarak ciddi bakıma ihtiyaç duyabiliyor. Veya eş zamanlı olarak birden fazla projenin deadline’ı gelebiliyor.

img_4810

Birden fazla proje için ayrı tahtalar kullanmak uygun bir çözüm değil. Tabi yerine göre durum değişir, bazı durumlarda birden fazla tahta faydalı da olabilir.

Sorun sadece tahtanın büyüklüğü veya tasarımı değil. Çeşitli tasarımlarla bir çözüm bulunabilir.

Ekip tarafından görülmesi gereken bir diğer önemli bilgi de hangi projenin daha fazla önem kazandığıdır.

Kanban tahtasında bunun için silver bullet sınıflandırması öneriliyor. Ama genel kullanımda silver bulletlar task bazında tahtada bulunuyor.

Bir projenin task tiplerinin histogramı, ekibin ilgisini yoğunlaştıracağı projeyi tespit etmek için önemli bir anahtardır.

Müşteri ilişkilerini, müşterinin psikolojik durumunu da görselleştirebilmek gerekir. Hangi proje ne kadar sıcak, ne kadar ilgi bekliyor ve müşteri ne kadar sabırsız. Hangi müşterinin sabrı tükenmiş, müşteri ilişkilerinde hangileri hassas.

Ekibin öncelik vermesi gereken işi seçerken bu parametreleri de gözetmek önemlidir.

Bu yüzden ayrı bir tabloda projelerimizin sıcaklık durumunu izledik.

IMG-20140630-00067

sıcaklık haritası

Bu çok basit iki boyutlu bir tablo. Hatta sadece dikey bir çizgiye sahip bir yüzey.

Resimde özel olduğu için müşteri isimleri sadece temsili olarak bulunuyor.

Çizginin iki tarafı topun kimde olduğunu gösteriyor. Çizginin solu “top bizde” sağı “top karşıda, müşteridedemektir.

Eğer proje ısınmışsa yani müşterinin sabrı tükenmiş, dead line yaklaşmış ise projeyi temsil eden sticker yukarıya çıkıyor.

Proje serinlemişse görece olarak daha aşağıya iniyor.

Resimdeki örneğe göre en önemli iş “X Bank”ın işidir. Ekip bunu bilmeli ve ona göre işleri paylaşmalıdır. “Customer 4″ün işi de önemli ama yapılan son işlerden sonra artık top müşteride gözüküyor.

Örneğe göre hedef “X Bank”ı soğutmaktır.

Yatayda bir derecelendirme yapmadık. Tamamen görece olarak yorumladık. Tek belirgin olan ayrım topun kimde olduğunu gösteren çizgi.

Ekibin hedefi ısınmış ve top bizde olan projeyi öncelikle çizginin sağ tarfına çekmek. Yani hemen bir şeyler yapıp süreci müşteri tarafına çekmek. Çünkü proje bizim tarafta ise hızla ısınmaya devam edecektir. İlk olarak çizginin sağına geçirdikten sonra da hedef projeyi soğutmak.

Tabi soğutmak, unutturmak, hasır altı etmek değil. Açık olan konuları tamamlamak ve müşteriyi memnun etmektir.

Ekibiniz birden fazla işi aynı anda takip ediyorsa projelerin durumlarının genel olarak biliniyor olması çok önemlidir. Yoksa ısınan müşteri ve o proje ile ilgilenen ekip arkadaşımız yanar durur.

Ekibinizin görebileceği bir yerde böyle bir sıcaklık haritasını bulundurmak ve sürekli güncel tutmak faydalı olacaktır.

 

Reklamlar
Bu yazı Uncategorized içinde yayınlandı. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

4 Responses to Sıcaklık Haritaları ile Kriz Yönetimi

  1. Altug dedi ki:

    Teşekkürler Mehmet hocam. Eline sağlık

  2. metin dedi ki:

    Demeyelim yerine demiyelim yazan birisinin yazısını, daha orada ilk başta okumayı bırakırım ben!

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s